身内の訃報を会社へ伝える際のポイントとは？

身内の不幸は勤め先の会社に必ず連絡しましょう。

身内に不幸があった場合は、通常の葬儀でも家族葬でも会社に連絡しておく必要があります。故人の会社はもちろんの事、自分が勤めている会社への連絡も忘れないように気を付けましょう。報告するタイミングとしては故人が亡くなった後、なるべく早めに連絡しておくのが望ましいです。身内に不幸があった場合は忌引きで休みを取るのが一般的であり、その間の仕事を現場で回してもらう事になります。職場の負担をなるべく抑えるためにも、早めの連絡がマナーです。葬儀についての詳細は決まり次第追って連絡するようにしましょう。なお、身内の不幸は故人との関係性が近しい人から順番に連絡していくのが通例となっており、家族・親族→友人→仕事関係という順番が基本です。

会社に訃報を報告する場合には電話・メール・SNSなど様々な方法が考えられます。一般的には電話による連絡が望ましいとされていますが、身内の不幸があった直後は何かと慌しく電話をかけるタイミングが掴めないというケースも珍しくありません。報告すべき情報の量や連絡の確実性を考えると、メールでの連絡がおすすめです。忌引き中の仕事を引継ぎでもらうには管理職が状況を把握している必要があるため、連絡先は自分や故人直属の上司になります。忌引き休暇の申請に関する連絡は、会社の人事部あるいは総務部が請け負っているケースが多いです。

忌引き休暇の一般的な期間は？

忌引きの期間は法律的な根拠に基づいている訳ではないため、各企業が社則で定めています。とは言え一般的な長さはある程度決まっているので、前もって把握しておくと良いでしょう。忌引き休暇の期間は、故人との関係性によって変動するのが一般的です。以下に代表例を示すので参考にしてみてください。
・配偶者：10日間
・実父母：7日間
・子：5日間
・兄弟姉妹や祖父母：3日間
・配偶者の父母：3日間
・配偶者の兄弟姉妹や祖父母1日間

忌引き期間が明けて勤務再開になった際には、上司や他の従業員に一言お礼を伝えておくようにしましょう。特に自分の仕事を直接引継いでくれた従業員へのお礼は大切です。この挨拶回りは社内メールやSNSではなく、出来るだけ直接口頭で行うようにしてください。タイミングが合わず直接対面出来そうになければ、電話でお礼の意を伝えましょう。また、部署全体へのお礼として小分けになっている菓子折りを持って行くのがおすすめです。

会社に伝えるメールの例文

身内の訃報をメールで会社に伝える場合、どのような情報が必要になるのか分からないという人も多いでしょう。従業員の身内が亡くなった際に会社側で把握しておきたい状況は意外と多く、抜けがあると後々確認が必要になりお互い二度手間となる可能性もあります。葬儀の準備や手続きなどに時間と労力を割かなければならないため、会社への報告は一度でスマートに済ませたいところです。以下に必要となる情報とメールの例文を記載するので参考にしてみてください。

・報告先の部署や氏名
・故人の氏名
・自分と故人の続柄
・亡くなった日付
・葬儀の形式（家族葬などの場合は明記しておかないと参列者が弔問してしまう可能性がある）
・葬儀の日時（参列者アリの場合のみ）
・香典や供花について（受け取り辞退の場合のみ）
・忌引きの期間
・仕事の引継ぎ内容
・緊急時の連絡先
・自分の氏名

「○○部課長××様：本日□月□日、自宅療養中の実父△△が他界いたしました。葬儀につきましては近親者のみの家族葬として執り行うため、葬儀へのご参列・ご香典・ご供花・お供物等のご厚志につきましては失礼ながら辞退させていただきます。また、×月×日～×月×日の×日間を忌引き休暇として申請いたします。休暇期間中に提携先企業△△との打ち合わせがあるため、部署内の人間に引継いでいただくようお願いいたします。緊急時は○○-○○○-○○までご連絡ください。恐れいりますがよろしくお願い申し上げます。○○部××課△△」

訃報メールの注意点

会社宛に訃報のメールを送る場合は、必ず件名に身内の訃報である旨を記載しておくようにしましょう。仕事関連のメールは数が多いため、無題のメールは埋もれてしまったりフィルタリングに引っかかったりする可能性があります。上司や担当者が事情を把握しやすいように簡潔な文章を心がけて、必要に応じて箇条書きなども活用しましょう。なお、訃報のメールに時候の挨拶は不要です。「度々」「重ね重ね」といった繰り返しの意が含まれる忌み言葉の使用は避けるのがマナーとなります。デリケートな内容になるので送信前に宛先が間違っていないか確認するようにしてください。その日のうちに返信が無い場合は先方が確認出来ていない可能性があるので、翌日あたりに電話で連絡を入れておくと安心です。