近い親族が亡くなった場合に喪中ハガキを出すこと、あるいは年末の頃に頂くことは一般的なことです。しかし、改めて喪中ハガキとはなんなのか、詳しく考えてみましょう。
そもそも喪中とは、その死を悼み、慎んだ生活を送る期間のことを示します。古典の時代では死という穢れの概念が強かったため、門扉を閉ざして人の出入りをさせないというほど徹底したものでした。時代と共にその風習は変化をしていき、現在では晴れがましいことを控えるという伝統が残り、お正月の飾りを出すことやあいさつ回り、初詣などを控えることが一般的に行われています。
その期間は宗教などにもよりますが、通常は一年間と考えられているため、親族が亡くなった年の次のお正月は喪中となり、正月を祝う年賀状のやり取りも同じく控えることになります。しかし、毎年送り続けているものを突然中止するというのは礼儀に欠けているため、年賀状欠礼のご連絡として喪中ハガキを出す文化が広く取り入れられるようになったのです。

では、喪中ハガキの投函時期と書き方について解説しましょう。まず、葬儀が行われた時期がその年の十二月よりも前であれば、十一月から十二月の初旬までにお送りするのが一般的です。これは宗教的な意味合いというよりも、年賀状の発売が開始される時期に合わせ、相手の方が年賀状を投函し終えてしまうより前に出す必要があるからです。郵便局が年賀状の受付を開始する十二月中頃までには、お送りしているのがマナーでしょう。
喪中はがきの書き方は、誰が亡くなったのか関係性などを記しつつ、そのために年賀状を控えるということを記載します。その他、相手に合わせて故人についての挨拶や、お送りする相手が良き新年を迎えられることをお祈りするといった挨拶を添えましょう。背景・敬具といった言葉は不要です。
人によってはお葬式があったらすぐ出さなければと思う方もいますが、年賀状のやり取りを控えるという話ですので、年賀状を準備する年末頃にお送りする方が適切です。訃報を知らせるご連絡は別途、行ってください。

亡くなられた時期がまさに年末の頃だった場合など、どうしても喪中ハガキが間に合わないというケースは当然起こりえます。十二月初旬に亡くなったのでもう間に合わないという場合、あるいは喪中なのに年賀状を既に出してしまった場合もあるでしょう。
まず、自分自身が年賀状を用意する前に亡くなられてしまった場合、無理をして喪中ハガキを出さなくても問題ありません。ただ、年賀状の用意をしていた場合は投函しないように気を付けてください。その後、新年あけてから寒中見舞いという形で、年賀状を欠礼してしまったことに対する理由やお詫びを添えて返します。時期としては松の内（一月七日）が過ぎてから立春（二月四日頃）の間に行うのが適切と考えられています。
次に、年末になってお亡くなりになったため、年賀状を既に投函してしまった場合は、二通りの対応があります。一つは、投函直後であれば郵便局に連絡し、取り戻し請求をすることです。なお、手数料が発生するケースもあるため注意が必要です。もう一つは、そのまま新年を迎えた後、先ほどと同じく寒中見舞いを再度お送りするという方法です。このような対応でも決して失礼に当たらないので、状況に応じて検討してください。

喪中ハガキは通常、今まで年賀状のやり取りをしている方に対し、年賀状を欠礼しますという連絡のためにお送りするものです。このため、前年度までやり取りをしていた人と、その年に新たに交流を深めた方にのみ送るのが一般的です。
ところが、うっかりと出し忘れてしまった場合や、年賀状を頂けると思っていなかった相手から年賀状を受け取ってしまうことがあります。そのような場合は、やはり寒中見舞いで欠礼に関する挨拶を述べましょう。葬儀等で慌ただしく忘れてしまう方も少なくないのですが、時期が来たらすぐに投函するとマナーとして適切です。
なお、喪中だから相手からの年賀状を受け取れないということはありません。こちらは喪に服しており華々しい新年のお祝いを控え、こちらからの来年の年賀状を失礼させて頂く、というのが本来の考え方です。「喪に服している方は悲しみに暮れている状態なので、年賀状のようなものを出すのは失礼」と考える人もいますが、マナーとしてそうするのであり、受け取れないわけではないのです。