突然の葬儀の手伝いに駆り出され、受付を任されるといったケースがあります。しかし突然任されるものですから、きちんとした受付のマナーを知っている人は意外と少ないものです。受付は式の顔ともいえる大切な役目であり、その役目は意外に広範囲に及びます。突然の任命に慌てない為にも、普段からマナーを知っておくと安心です。

受付係を任されたとき、まずは会場のレイアウトや式の流れを確認します。その後受付台に芳名帳と筆記用具を並べます。芳名帳は弔問者名簿の役割を果たすもので、香典の管理をするため、各行の頭に順番に番号を振っておきます。準備する筆記用具は筆ぺン、ボールペン、サインペンなどが一般的です。芳名帳の隣に2～3本きれいに並べますが、この時きちんとインクが出るか確認しておく必要があります。香典と引き換えに会葬御礼品を渡す場合は、慌てないように渡しやすいところに準備してください。その他、名刺受けや清め塩なども準備しておきます。

弔問客で混雑してくると焼香をする時間がなくなってしまうため、受付の人は式の前に交代で焼香を済ませます。

開始予定時刻の30分前までにはこれらの準備を済ませ、受付場所で待機します。

受付はあくまで遺族の立場に立って行います。弔問客が来られたら、遺族の代わりに受付をしているということを忘れることなく、言葉遣いや立ち振る舞いに気を付けてください。お悔やみの言葉を頂いたときは、「ありがとうございます」などとお礼を述べましょう。雨天の場合は、足元が悪い中来ていただいたことにも感謝の気持ちを伝えます。

芳名帳への記入をお願いするときも、「こちらに名前をお書きください」などではなく、「恐れ入りいますがご住所とお名前をご記入ください」といったように、より丁寧な言葉を使います。その際、名前はフルネームで、会社名も記入してもらうようお願いもします。使い終わったペンは、常にきれいに並べるように心がけてください。

記帳後、準備の段階で芳名帳の各行ごとに振った番号と同じものを、受け取った香典袋に記します。弔問客の前で番号を振るのは失礼に当たると思うかもしれませんが、混んでくると分からなくなることもあるため、必ず受け取ったその場で番号を振るようにします。その後会計担当の人に渡し、入っている金額と封筒に書かれた金額が合っているか確認します。

香典を出されたら、お礼を述べて受け取ります。この時注意するべきは必ず両手で受け取るということです。受け取ったら丁寧に一礼します。このとき香典袋の表書きを確認しておきます。苗字しか書かれていない場合は、下の名前も確認してください。受け取った香典は、弔問客が立ち去ってから会計係に渡します。香典は場合によってはかなりの金額の現金が入っていることもあるので、扱いには十分な注意が必要です。

弔問客の記帳が終わり、香典の受け取りが終わったら返礼品を渡します。会場が大きい場合などは、引換券を渡すこともあります。香典が連名になっている場合は、必ず全員に返礼品が渡るように数を確認して渡します。「同級生一同」などと書かれている場合は、いくつ返礼品が必要か先方に確認してください。

芳名帳への記帳は、氏名、住所、会社名を記入するためどうしても時間がかかります。弔問客が多い大きな会場の場合は、芳名帳を複数冊準備したり、香典を受け取って記帳をお願いする係、返礼品を渡す係と分担して行うなど、出来るだけ弔問客を待たせないようにする工夫を行う必要があります。

会場によっては式場への案内を受付係が兼ねていることもあります。スムーズに案内できるように、事前に確認して下見しておくことが望ましいです。年配の方を案内する場合は特に気を配り、場合によっては手を引くなどして対応します。他にも、受付にはいろいろな質問が飛んでくることもあります。トイレの場所、会場の場所、式の開始時間、駐車場、遺族の所在など、聞かれそうなことは事前に調べて答えられるようにしておきます。建物の構造やタイムスケジュールなどについて聞かれることが多いです。

受付が大きな荷物を預かる係を兼ねていることもあります。このときはホテルのクロークのように番号札を用意して預かりますが、貴重品はトラブルを避けるためにも預からない方が無難です。

弔問客だけではなく、弔電や供物、供花も受付が受け取ります。そして記帳を行ってから会場係や葬儀社の人に渡します。

受付の方法は、式の規模や地域によっていろいろな違いがでます。失礼がないように、分からないことは事前にしっかり確認しておくことが重要です。