通夜もしくは葬儀にて故人へ供えられた金品を香典と呼び、その金品へのお礼をすることが香典返しと呼ばれます。
香典返しは、忌中の期間が明ける四十九日法要の後に贈るのが一般的です。忌中は、香典返しなどのお礼をしないことが基本的なマナーとされています。また”香典”は仏式の呼び名ですが、キリスト教や神式でも忌明けの後に香典返しが贈られるのは仏式に準じているからです。キリスト教には本来習慣として香典返しは存在しませんが、日本においては召天記念日と呼ばれる三十日祭の後に贈り、神式は五十日祭の後に贈ります。
本来の香典返しは、故人へ香典を供えてくれた人に対し、喪主が直接訪ね手渡しするのが通例でしたが、現在は挨拶状を添えた香典返しを配送するスタイルが多く取られています。また、近年では葬儀の日に参列者に贈られる会葬御礼に併せて香典返しを持ち帰ってもらうことなども多い傾向です。

前述しましたが、香典返しには挨拶状（お礼状）を添えるのがマナーです。挨拶状には葬儀への参列や香典に対するお礼の言葉、葬儀を含め四十九日法要が済んだこと（或いは納骨が済んだことなど）、また戒名を報告する以外にも挨拶状が略儀であることを先方へ伝える内容にします。
香典返しに添える挨拶状の構成は、「頭語・故人の名前・本文（挨拶状が略儀であることを結びの挨拶として盛り込む）・結語・日付・差出人」が基本です。本文には忙しい中での会葬や香典のお礼を含め、今の心境やこれからのお付き合いをお願いする内容を入れると良いでしょう。
また本来は弔事の際に贈る挨拶状やお礼状には句読点は使われませんが、近年では使用するケースも増えています。しかし、重ね言葉や忌み言葉は慎んで下さい。不幸をイメージする言葉を使用しない文章であることが基本的です。またキリスト教の場合では、”永眠”を使用せず、”召天”と記します。

香典返しの品は、かけ紙（熨斗）をつけ、表書きをするのが基本的なマナーです。一般的に熨斗の形式は黒白の水引が描かれているものを使用します。結びきりの水引が基本で、繰り返して弔事が起きないことを願う意味が込められた様式です。表書きは”志”と表記し水引の下に家名を記します。神式の場合では表書きを”偲び草”、キリスト教の場合では”志”に加えて”偲び草”が一般的です。
また香典返しでは香典の半額程を先方に返すのが一般的で、これは半返しと呼称されるスタイルです。マナーとして半額と決められている訳では無いので、香典の金額に応じて費用を考慮して下さい。例えば一万円の香典には半返しをし、一万円以上である場合には三分の一か四分の一程の価格であっても、先方への失礼にはなりません。
香典返しの品は、香典の価格帯ごとに品物を3段階程に分けて数種類用意するのが一般的です。手元に残らない品物は縁起が良いと言われますが、近年では実用品やカタログギフトなどの利用もされています。

香典は本来、葬儀費用や遺族がその後に送る生活を助ける意味も込められていることから、香典返しの辞退を申し出る人がいます。先方から香典返しを辞退された場合の対応では、辞退の気持ちだけをくみ取り基本的には香典返しを贈ることがマナーです。香典返しは亡くなった人に代わり感謝する気持ちを表す意味があるため、お礼をしてもマナー違反になりません。
しかし、先方の心遣いを無碍にしない様に、子供のためなど具体的且つ明確な理由が存在する場合には挨拶状（お礼状）のみを発送し、香典返しでは無く、お付き合いの中でお礼の機会を別に作ることも可能です。
香典返しの辞退に多いケースでは、職場などからの香典で複数人で用意されたものの場合です。一人当たりの香典が少額であることが辞退の理由ですが、菓子折りなどを差し入れとして贈ると感謝の気持ちが伝わります。菓子折りには、全員に行き渡る内容量（個数）の品物を選んで下さい。